GEGEVENSBESCHERMING

Nota inzake persoonsgegevensbescherming

Deze nota heeft tot doel uit te leggen hoe en met welke doeleinden Athora Belgium NV de persoonsgegevens van natuurlijke personen (verzekeringnemers, prospects, verzekerden en begunstigden, tussenpersonen ...) gebruikt. We verzoeken u om er op aandachtige wijze kennis van te nemen.

1. Wie zijn wij?

Athora Belgium NV, met hoofdzetel te 1050 Brussel, Louizalaan 149 en ingeschreven bij de KBO onder het nr. 0403.262.553 (hierna “Athora”), verwerkt uw persoonsgegevens (hierna de "persoonsgegevens") voor eigen rekening, als verwerkingsverantwoordelijke.

De verwerkingsverantwoordelijke, in de betekenis van de Europese regelgeving voor de gegevensbescherming, is de natuurlijke of rechtspersoon die de doeleinden en de middelen vaststelt voor de verwerking van persoonsgegevens.

2. Wat is een "persoonsgegeven"?

Een persoonsgegeven is elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (bv. de naam van een persoon, zijn foto, telefoonnummer, een contractnummer, een wachtwoord enzovoort).

3. Welke persoonsgegevens gebruiken we?

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn om de hierna genoemde doeleinden te verwezenlijken (cf. punt 4). Afhankelijk van uw bijzondere situatie en meer bepaald van het betrokken type verzekering kan Athora de volgende gegevens verwerken:

  • identificatiegegevens (bv. naam, voornaam, adres, nummer van identiteitskaart enz.);
  • contactgegevens (bv. adres, e-mailadres, telefoon enz.);
  • gezinssamenstelling (bv. burgerlijke staat, aantal kinderen enz.);
  • globaal financieel overzicht (bv. uw onroerende goederen enz.);
  • beroep (bv. uitgeoefende functie, opleiding enz.);
  • leefgewoonten, consumptiegewoonten m.b.t. goederen en diensten;
  • vrijetijdsbesteding en interesses;
  • kenmerken van de woning;
  • opnames van beeld en geluid.

Athora verwerkt soms ook bepaalde gevoelige gegevens die bijzondere bescherming genieten, zoals:

  • gegevens betreffende uw gezondheid, ondermeer om verzekeringscontracten in verband met uw gezondheid goed te beheren (levensverzekering, hospitalisatieverzekering, gewaarborgd inkomen enz.), om uw uw medisch dossier en een schadegeval met lichamelijke schade te beheren;
  • gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en inbreuken.

Athora besteedt de grootste zorg aan de verwerking van die gegevens.

Het kan ook gebeuren dat we gebruik maken van gegevens die we verkrijgen van externe bronnen, meer bepaald in de volgende gevallen:

  • een werkgever die een verzekering afsluit voor zijn personeelsleden;
  • professionele gegevensleveranciers voor de correctie van gegevens (bv. spelfouten in uw adres corrigeren);
  • professionele gegevensleveranciers voor de uitgifte van offertes;
  • verrijking van gegevens (meer bepaald betreffende de samenstelling van uw gezin);
  • bekendmaking of doorgifte van uw gegevens door gemachtigde derden of professionele gegevensleveranciers.

In sommige gevallen gebruiken we persoonsgegevens van andere personen dan uzelf, bijvoorbeeld:

  • uw kinderen, uw partner, de begunstigde van een levensverzekering;
  • uw personeelsleden;
  • een persoon die betrokken is bij een schadegeval (getuige, slachtoffer ...).

Indien u ons dergelijke gegevens meedeelt, verzoeken we u om de betrokken personen daarvan op de hoogte te brengen.

4. Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens?

4.1. Welke zijn de doeleinden van Athora?

Athora maakt op redelijke wijze gebruik van uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Voor elk doel verwerken we enkel de noodzakelijke en relevante gegevens.

Om te beginnen gebruikt Athora uw persoonsgegevens om haar contractuele verbintenissen na te komen of om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen, meer bepaald:

  • onderzoeken of het aangewezen is een verzekeringscontract of kredietovereenkomst af te sluiten en/of analyseren welke voorwaarden moeten worden opgelegd bij het afsluiten van een verzekeringscontract of kredietovereenkomst;
  • afsluiten, beheren en uitvoeren van verzekeringscontracten die deel uitmaken van het gamma van producten en diensten dat Athora aanbiedt, met inbegrip van het beheer van de klantenrelatie en van de schadegevallen;
  • een historisch overzicht bijhouden van de (recentste) momenten van contact, om hun frequentie te kennen en die op een aanvaardbaar niveau te houden;
  • uw voorkeuren opslaan, of en hoe Athora contact met u kan opnemen om u informatie of publiciteit te verstrekken of voorstellen te doen;
  • een door u gevraagde dienst uitvoeren, bijvoorbeeld door ons zelf uw gegevens online te bezorgen om in te schrijven op de newsletter of een verzekeringsvoorstel te vragen.

Athora verwerkt ook uw persoonsgegevens om gevolg te geven aan alle wettelijke, reglementaire en administratieve verplichtingen waaraan zij onderworpen is, meer bepaald inzake:

  • het voorkomen van witwassen van kapitaal;
  • het voorkomen van de financiering van terrorisme;
  • het toepassen van de AssurMIFID-regelgeving;
  • het bestrijden van de belastingontduiking;
  • fiscale verplichtingen;
  • het beheer van klachten ingediend doorklanten;
  • vragen van de toezichthoudende autoriteiten.

Wanneer u uw specifieke toestemming heeft gegeven voor een welbepaalde verwerking, dan verwerkt Athora uw persoonsgegevens daartoe.

Tot slot kan Athora ook uw gegevens verwerken om redenen in verband met haar gerechtvaardigd belang. In dit geval zorgt Athora ervoor dat ze een evenredig evenwicht behoudt tussen het beoogde belang en de eerbied voor uw privacy. In deze context kan Athora uw persoonsgegevens verwerken met het oog op, onder andere, de hierna genoemde doeleinden:

  • opsporing en voorkoming van misbruiken en fraude;
  • bescherming van de goederen van de onderneming;
  • beveiliging van goederen en personen alsook van de informaticanetwerken en -systemen van Athora;
  • de melding van elk misbruik dat ernstig afbreuk doet of kan doen aan de financiële toestand, de resultaten en/of de reputatie van Athora;
  • controle van de regelmatigheid van de verrichtingen;
  • toezicht en controle;
  • vaststelling, uitoefening, verdediging en bescherming van de rechten van Athora of van de personen die zij eventueel vertegenwoordigt, bijvoorbeeld in het kader van geschillen;
  • bewijsvorming;
  • globaal beeld van de klanten (bv. door statistieken van onze klanten op te maken om te weten wie ze zijn en hen beter te leren kennen);
  • kwaliteitscontroles (onder andere van de telefonische oproepen) om onze dienstverlening ten aanzien van onze klanten te evalueren en te optimaliseren;
  • opvolging van de activiteiten van Athora en administratieve kennis van de verschillende personen die in relatie staan met de vennootschap, om indien nodig de identificatie van de dossiers, van de tussenpersoon en andere betrokkenen mogelijk te maken;
  • test, evaluatie, vereenvoudiging, optimalisatie en/of automatisering van de louter interne processen van Athora om ze efficiënter te maken (bv. optimalisatie/automatisering van de interne processen voor risicobeoordeling en -aanvaarding, automatisering van de procedure voor de verwerking van uw vragen en verzoeken enz.);
  • test, evaluatie, vereenvoudiging en optimalisatie van de online systemen om uw gebruikerservaring te verbeteren (bv. bugs op onze websites en mobiele applicaties oplossen, contact met u opnemen om technische problemen op te lossen wanneer we vaststellen dat u begonnen bent uw gegevens in te vullen om de voordelen van een bepaalde dienst te genieten maar u daarmee niet kon voortgaan enz.);
  • optimalisatie en beheer van de distributiekanalen van Athora (meer bepaald het makelaarsnetwerk);
  • beheer en aanpassing van de toegelaten producten;
  • tevredenheidsonderzoeken;
  • prospectie, en;
  • ontwikkeling van nieuwe producten en diensten door Athora om nog beter tegemoet te komen aan uw noden en verwachtingen.

4.2. Gebruikt Athora uw persoonsgegevens om geautomatiseerde beslissingen te nemen?

In het kader van de hierboven genoemde doeleinden (punt 4.1.) kan het ook gebeuren dat Athora uw persoonsgegevens gebruikt en analyseert om geautomatiseerde beslissingen te nemen, d.w.z. beslissingen zonder menselijke tussenkomst. Wanneer dat gebeurt, geeft Athora u kennis van de achterliggende logica van een dergelijke beslissing alsook van het belang en de verwachte gevolgen van de betrokken verwerking.

In dit geval ziet Athora erop toe dat er steeds een significante menselijke tussenkomst is en/of dat de profilering geen juridische gevolgen heeft die u aanbelangen of die, op gelijkaardige wijze, significante gevolgen voor u hebben.

5. Waarom is het nodig dat u ons uw persoonsgegevens verstrekt?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens die we opvragen niet aan ons te bezorgen. Weigert u echter ons de gevraagde gegevens te bezorgen in het kader van de uitgifte van een verzekeringsvoorstel, het sluiten van een verzekeringscontract of een aangifte van schadegeval, dan kan het gebeuren dat het voor Athora onmogelijk is een dergelijk contract te sluiten of gevolg te geven aan uw verzoek tot tussenkomst.

6. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie geven wij uw gegevens door?

Teneinde uw privéleven te beschermen worden de personen die toegang hebben tot uw gegevens nauwkeurig vastgesteld, in functie van hun taken.

Met het oog op de uitvoering van de hierboven beschreven doelstellingen (zie punt 4.1.), kunnen uw gegevens worden doorgegeven:

  • aan andere tussenkomende verzekeringsondernemingen (of aan hun vertegenwoordigers in België of hun correspondenten in het buitenland);
  • aan de betrokken herverzekeringsondernemingen;
  • aan schaderegelingsbureaus;
  • aan een expert;
  • aan een adviserend arts;
  • aan een advocaat;
  • aan een technisch consulent;
  • aan uw verzekeringstussenpersoon;
  • aan de verzekeringstussenpersoon van uw werkgever;
  • aan een verwerker (tussenpersonen met wie wij samenwerken, privédetectives voor onderzoeken inzake fraude, verstrekkers van informaticadiensten, marketing- en communicatiebureaus enz.) aan wie Athora de uitvoering van een bijzondere verwerking zal hebben toevertrouwd;
  • aan de dienst “bestanden” van Datassur ESV;
  • aan Informex;
  • aan andere vennootschappen die deel uitmaken van Athora Group.

Het kan ook gebeuren dat wij genoodzaakt zijn bepaalde gegevens door te geven aan sommige overheden als gevolg van wettelijke of reglementaire verplichtingen.

7. Waarheen sturen wij uw persoonsgegevens?

Athora kan uw persoonsgegevens doorsturen naar staten, gebieden of organisaties:

  • binnen de Europese Economische Ruimte,
  • buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) en die niet door de Europese Commissie erkend zijn als staten, gebieden of organisaties die passende bescherming van persoonsgegevens verzekeren. In voorkomend geval geven wij uw gegevens enkel door indien er passende en aangepaste maatregelen genomen zijn, in overeenstemming met het toepasselijk recht. U heeft het recht informatie hierover te verkrijgen en, desgevallend, een kopie van de toegepaste maatregelen; u dient daartoe contact op te nemen met onze DPO (zie punt 10).

8. Welke rechten geniet u en hoe kunt u die uitoefenen?

Athora waarborgt dat u de onderstaande rechten kan uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Toegang: U kunt vragen om toegang te hebben tot uw persoonsgegevens. U kunt ook de volgende informatie opvragen in verband met uw persoonsgegevens:

a. met welke doelstellingen verwerken wij uw persoonsgegevens;

b. welke categorieën van persoonsgegevens verwerken wij;

c. aan welke categorieën van ontvangers worden ze meegedeeld;

d. hun bewaringsduur;

e. de herkomst van de verwerkte gegevens;

f. de achterliggende logica van de geautomatiseerde verwerking - met inbegrip van een profilering – van sommige van uw persoonsgegevens.

  • Rechtzetting: U heeft het recht aan Athora te vragen om de persoonsgegevens te corrigeren die fout of onvolledig zouden zijn.
  • Wissen ("recht om te worden vergeten"): In sommige gevallen kunt u aan Athora vragen om uw persoonsgegevens te wissen:

a. wanneer de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt;

b. wanneer de verwerking uitsluitend gebaseerd is op uw toestemming en u beslist om die toestemming in te trekken;

c. wanneer u zich verzet tegen het feit dat een geautomatiseerde beslissing wordt genomen en er geen enkele dwingende legitieme reden bestaat die de verwerking rechtvaardigt;

d. wanneer u zich verzet tegen de verwerking voor doeleinden van direct marketing;

e. wanneer uw persoonsgegevens op onwettige wijze werden verwerkt;

f. wanneer uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een verplichting die voortvloeit uit het recht van de Europese Unie of het recht van de Lidstaat waaraan Athora is onderworpen;

g. wanneer de persoonsgegevens werden verzameld, op basis van uw toestemming of die van uw ouders, tijdens een periode waarin u minderjarig was.

Athora heeft echter het recht uw gegevens te blijven bewaren wanneer deze bewaring noodzakelijk is, onder meer:

a. om een wettelijke verplichting in acht te nemen;

b. voor de instelling, de uitoefening of de verdediging van rechten in het kader van een rechtsvordering.

  • Beperking: U kunt aan Athora vragen om de manier te beperken waarop wij uw persoonsgegevens verwerken in een van de volgende situaties:

a. u betwist de juistheid van uw persoonsgegevens (de beperking zal toepasselijk zijn gedurende een periode die het voor Athora mogelijk maakt de juistheid van de gegevens te controleren);

b. de verwerking is onwettig en u verzet zich tegen het wissen van de gegevens en verzoekt in plaats daarvan dat hun gebruik wordt beperkt;

c. Athora heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerking, maar u heeft ze zelf nog nodig voor de instelling, de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

d. u heeft zich verzet tegen de verwerking overeenkomstig het recht om geautomatiseerde besluitvorming te weigeren (de beperking zal toepasselijk zijn in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Athora zwaarder doorwegen dan die van u).

In dit geval, met uitzondering van de bewaring, kunnen uw gegevens enkel worden verwerkt met uw toestemming of voor de instelling, de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, of met het oog op de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, of nog om redenen van algemeen belang van de Unie of een Lidstaat.

  • Overdraagbaarheid: Wanneer de verwerking steunt op uw toestemming of op de uitvoering van een contract en die verwerking wordt uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, dan kunt u aan Athora vragen om de gegevens die u ons heeft verstrekt over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke wanneer dat technisch haalbaar is.
  • Bezwaar: U heeft het recht om u op ieder ogenblik te verzetten, om redenen in verband met uw specifieke situatie, tegen:

a. een verwerking van uw persoonsgegevens (met inbegrip van de profilering) die gebaseerd is op het gerechtvaardigd belang van Athora. Er wordt echter geen rekening gehouden met uw vraag indien ons gerechtvaardigd belang zwaarder doorweegt dan het uwe of indien de verwerking van uw gegevens noodzakelijk blijft voor de instelling, de uitoefening of het onderbouwen van een rechtsvordering;

b. een verwerking van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden (met inbegrip van de profilering).

  • Intrekking van de toestemming: Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, dan kunt u die toestemming op ieder ogenblik intrekken. U kunt zich ook op ieder ogenblik verzetten tegen de verwerking van de gegevens betreffende uw gezondheid. In dit geval zou Athora in de onmogelijkheid kunnen verkeren om deze doelstelling te verwezenlijken en/of gevolg te geven aan uw verzoek tot interventie. Deze intrekking zal geen afbreuk doen aan de wettelijkheid van de verwerking van uw persoonsgegevens uitgevoerd tijdens de periode voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming.

Om deze verschillende rechten uit te oefenen volstaat het dat u uw verzoek, gedateerd en ondertekend en vergezeld van een fotokopie van de voorkant van uw identiteitskaart, per brief of e-mail opstuurt naar onze DPO (zie punt 10).

9. Wat kunt u doen indien u een inbreuk op persoonlijke gegevens vermoedt (Data Breach)?

Indien u vermoedt dat persoonlijke gegevens op onrechtmatige wijze overgedragen of publiek werden gemaakt, aarzel niet om zo snel mogelijk volgend document:

Via e-mail: databreach.be@athora.com

Per brief: ATHORA BELGIUM NV

Ter attentie van de Data Protection Officer

Louizalaan 149

1050 Brussel

10. Naar wie kunt u uw vragen of verzoeken opsturen?

Voor elke vraag of elk verzoek betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met onze verantwoordelijke voor gegevensbescherming (“Data Protection Officer” of “DPO”), per brief of e-mail aan het volgende adres:

Via e-mail: dpo.be@athora.com

Per brief: ATHORA BELGIUM NV

Ter attentie van de Data Protection Officer

Louizalaan 149

1050 Brussel

11. Hoe kunt u klacht indienen of beroep aantekenen?

Indien u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens een inbreuk vormt op de privacywetgeving, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit voor Gegevensbescherming waarvan de contactgegevens de volgende zijn:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

Tel.: +32 2 274 48 00

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als noodzakelijk is om de hierboven beschreven doeleinden te verwezenlijken (zie punt 4.1.). Dit betekent bijvoorbeeld dat we uw gegevens bewaren gedurende de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst maar ook gedurende de toepasselijke periode van wettelijke verjaring.

Wanneer geen enkel doeleinde nog de bewaring van uw persoonsgegevens rechtvaardigt, dan bewaren we die enkel in de mate waarin de wet dat oplegt.

13. Hoe kunt u op de hoogte blijven van wijzigingen die aan deze nota worden aangebracht?

Athora kan wijzigingen aanbrengen aan deze nota. We brengen u op de hoogte van elke wijziging van deze nota via onze website.